Worstelen met positie? Deze OC’s krijgen steun om in hun rol te groeien

Constructieve samenwerking is een belangrijke factor voor het succesvol functioneren van OC’s. Zij werken samen met andere OC’s, de medezeggenschapsraad en andere organen binnen de instelling zoals de beroepenveldcommissie en de examencommissie. We zien dat OC’s met enige regelmaat worstelen met hun rolopvatting en de positionering binnen de organisatie.

Een goede positionering en een duidelijke rolopvatting maken het veel makkelijker voor OC’s om succesvol hun taken uit te voeren.

Fontys heeft als motto ‘aansluiten en verbinden’

Als het Centrum voor Bestuurlijke Activiteiten (CBA) van Fontys OC’s adviseert over hun organisatiecultuur, staan vrijwel altijd deze twee bewegingen centraal: Aansluiten bij en Verbinden met. We bedoelen hiermee dat de OC aan moet sluiten bij de manier waarop de organisatie is ingericht: Organiseer je inspraak op die plek waar je als OC invloed uit wilt oefenen. En kijk dan wie daar zeggenschap heeft: de directeur of opleidingsmanager. Zie ook het voorbeeld uit de volgende alinea. Daarnaast is het belangrijk dat de OC zich verbindt met bestaande kwaliteitsinitiatieven binnen de organisatie en met andere gremia of personen waarmee de OC informatie zou moeten uitwisselen. Hiervoor is inzicht nodig in het systeem voor kwaliteitszorg. Als de OC en manager hier goed over nadenken en naar handelen, wordt de OC een spin in het organisatieweb die gericht is op kwaliteitsverbetering.

Voorbeeld uit de praktijk

Een OC overlegde eens per zes weken met de directeur en adviseerde dan de directeur over operationele onderwijszaken. Zowel de OC als directeur ervaarden steeds vaker dat zij niet het gesprek konden voeren dat zij wilden voeren. De directeur wilde in gesprek over de visie van de OC op vernieuwing van het onderwijs. Maar de OC wilde in gesprek over de inhoud van de studiewijzers. Samen met het CBA hebben OC en directeur gekeken naar de positionering van de OC. Uiteindelijk besloten ze dat de directeur de teamleider mandateert, omdat de teamleider zeggenschap heeft over de onderwerpen waarover de OC wil adviseren. Daarnaast heeft de OC één keer per jaar een overleg met de directeur en een afvaardiging van andere OC’s om te sparren over de visie op onderwijs.

De HU zet in op ‘OC-ambassade’

Binnen Hogeschool Utrecht is per organisatieonderdeel een OC-ambassadeur aangesteld. Dit is een student die de samenwerking binnen het organisatieonderdeel waar de OC actief is, ondersteunt en vormgeeft. Bijvoorbeeld door overleggen tussen verschillende OC’s te organiseren en daarbij ook een vertegenwoordiging vanuit de medezeggenschapsraad en de studievereniging uit te nodigen. De OC-ambassadeur kan OC-leden ook helpen met het vormgeven van de samenwerking of doorverwijzen binnen het organisatieonderdeel. De OC-ambassadeurs hebben onderling periodiek overleg met het team studentparticipatie, zij kunnen daar terecht met al hun vragen en ervaringen uitwisselen. In deze overleggen worden ook medewerkers vanuit HU-diensten uitgenodigd om beleidswijzigingen of praktische problemen waar OC’s tegenaanlopen, toe te lichten en te bespreken.