In maart ontvangen zij al de concept-OER. Ruim op tijd om stevig mee te denken.
Eerst ging het zo: In mei ontvangt de Opleidingscommissie een mail met de concept-Onderwijs- en Examenregeling (OER). Ze krijgen drie dagen om advies uit te brengen. Paniek in de tent! Wat vindt de Instituutsmedezeggenschapsraad ervan? Kunnen ze eigenlijk nog wel iets van onze adviezen verwerken in de OER? Zullen we nu eindelijk dat ene slechtwerkende OER-onderdeel aanpakken?
Eerst waren we reactief
Vijf jaar geleden reageerden wij als Opleidingscommissie (OC) van Medische Beeldvormende en Radiotherapeutische Technieken (MBRT) reactief en bijna instinctief op de OER. We wachtten tot het moment dat we de definitieve stukken ontvingen. Meestal was dat een paar dagen voor de deadline, waardoor er te weinig tijd was om de OER grondig te bestuderen. Het uitgebrachte advies was dus ook niet optimaal. We realiseerden ons dat op dezelfde voet verdergaan geen optie was; de kwaliteit van het onderwijs konden we op deze manier niet bewaken.
In vroeg stadium betrokken raken
We veranderden onze afwachtende houding in een proactieve houding. Hoe? We startten met een reeks thematische vergaderingen geheel in het teken van de OER. Zo was er genoeg tijd om de OER met alle OC-leden te bespreken en door te nemen. Vervolgens zorgden we ervoor dat we al tijdens het maken van de OER in een vroeg stadium betrokken werden. De eerste conceptversie van de opleidingsspecifieke delen van de OER ontvangen wij nu bijvoorbeeld al in maart. Onze OC-leden kunnen deze versie alvast bestuderen en van feedback voorzien. We bespreken de opleidingsspecifieke delen grondig, de algemene delen meer globaal. Ook leggen we het accent op de veranderingen in de OER ten opzichte van het vorige jaar. Maar werkte iets in de vorige OER niet goed, dan signaleren we dat zeker.
Mondeling én schriftelijk is meest effectief
Bij onduidelijkheden worden de OER-makers in de OC-vergadering uitgenodigd om een en ander mondeling toe te lichten. Wij zijn ervan overtuigd dat wanneer de feedback zowel schriftelijk als mondeling wordt overgebracht aan de OER-makers, wij beter gehoord worden en ons advies beter overkomt. Omdat mondeling én schriftelijk adviseren effectief is, organiseren we vaak eerst een A-vergadering met alleen de OC-leden zodat we vrij met elkaar ons standpunt kunnen bepalen. Als we een belangrijk punt te pakken hebben, organiseren we erna een B-vergadering waarbij een opleidingsmanager aanschuift. We geven hem dan zowel mondeling als schriftelijk advies
Duidelijkheid over de planning
Verder is het belangrijk dat het tijdspad en de uiteindelijke deadline in een vroeg stadium bekend is. Wij versturen ons advies over de eerste conceptversie van de OER naar de OER-makers en ook naar de Instituut Medezeggenschap Raad (IMR) . De OER-makers ontvangen zo in een vroeg stadium feedback die zij direct kunnen verwerken in de volgende conceptversie van de OER. Ook kan de IMR al met onze opvattingen rekeninghouden als zij haar voorlopige standpunt over de concept-OER inneemt. Veel opmerkingen van de OC zijn al verwerkt in de versie van de OER die wij uiteindelijk voor advies krijgen. Door deze methode zijn wij in staat om vóór de deadline een gepast advies te geven over de OER
Alles staat en valt met goede relaties
Een goede relatie en open communicatie tussen OC, OER-makers en IMR is noodzakelijk om dit proces soepel te laten verlopen. Een poos was een OC-lid ook lid van de IMP, dat werkte goed. Het helpt ook dat onze studentleden in principe hun hele studie in de OC zitten. Dat is – behalve voor de continuïteit, grotere herkenbaarheid en zichtbaarheid van de OC – ook goed voor de relaties; iedereen kent elkaar op den duur goed.
‘Eerst hadden we maar een halve week om mee te denken’